Sur ACADEM, les données peuvent être complétées/modifiées individuellement depuis les écrans de chaque menu, ou bien être importées en masse grâce à l’export/import de tables de données.
Exporter les données
Pour pouvoir importer des données en masse, la table de données doit d’abord être exportée depuis ACADEM, puis complétée, avant d’être réimportée.
Utiliser le menu Gestion des données > Import > Données.
Sur la page Import/Export Standard : sélectionner Export dans le menu Groupe.
1/ Chercher la ou les tables de données à exporter dans la liste des tables disponibles en bas à droite de l’écran :
2/ Cocher la ou les tables à exporter et cliquer sur le bouton vert en bas de l’écran : Exécuter.
3/Un message s’affiche à l’écran, pour confirmer que l’export est en cours et que son résultat sera posté dans la boite de réception de l’utilisateur : cliquer sur OK
ℹ️ Certaines tables de données comprennent beaucoup de données et sont très volumineuses à exporter. Il est préférable dans ce cas d’exporter un modèle de table vide, pour importer de nouvelles données dans la table existante.
Pour le faire, cocher la case “Modèle vide” en haut à gauche de la page 👁️
4/Pour récupérer l’export : passer la souris sur l’icône “roues crantées” en haut à droite de l’écran, et cliquer sur l’icône boite de réception à gauche pour récupérer l’export :
Dans la boite de réception, deux lignes concernent le même export :
- la première ligne contient des informations DATA LOGS sur l’export : double cliquer sur la ligne ou utiliser le bouton télécharger 📥 au dessus, pour consulter les ces données.
- la seconde ligne permet de télécharger l’export de DATA : double cliquer sur la ligne ou utiliser le bouton télécharger 📥 pour télécharger la table de donnée dans le navigateur web.
5/ L’export est téléchargé sous forme de dossier zippé, dans lequel on trouve la ou les tables sélectionnées.
Les tables de données peuvent être ouvertes sur Excel et complétées avec les données à importer en masse, puis enregistrées par l’utilisateur.
ℹ️ Informations / Conseils pour remplir une table de données :
✅Chaque nouvelle donnée doit avoir un identifiant unique dans une même table
✅Pour ajouter ou modifier quelques données seulement : il est préférable d’exporter un modèle de table vide, moins volumineux à exporter puis réimporter
✅Il n’est pas nécessaire de remplir tous les champs de la table de donnée. Seuls les champs obligatoires et les données à ajouter ou à modifier peuvent être remplis. On peut ainsi importer un fichier avec moins de colonnes que prévues dans le modèle :
– Lorsqu’une colonne est présente dans le fichier importé, mais que son contenu est vide : le champ vide sera valorisé comme null
– Si la colonne est absente du fichier importé, le champ n’est pas pris en compte dans l’import, donc sa valeur restera identique.
✅Seules les suppressions logiques sont possibles pour les données déjà importées dans ACADEM : la ligne reste présente dans la table de données, et la valeur S (comme supprimé) doit être renseignée dans la dernière colonne de la table suffixée _cmaj.
Si la ligne est supprimée du fichier excel réimporté, la donnée reste présente dans ACADEM.
✅Pour annuler une suppression logique de données : renseigner la lettre M dans la dernière colonne de la table suffixée _cmaj.
Importer les données
Une fois les données complétées/modifiées puis enregistrées dans la table en format Excel, le fichier peut être importé dans ACADEM.
⚠️ Le fichier complété/modifié doit être enregistré avec le même nom que la table exportée, en lettres capitales (FACULTY, FACDEG, CONTRIB …)
L’import se fait depuis le menu Gestion des données > Import > Données.
Sur la page Import/Export Standard : sélectionner Import sous l’intitulé Groupe + sélectionner Standard import data sous l’intitulé traitement
1/ Cliquer sur le bouton bleu Télécharger, puis sélectionner le fichier Excel à importer depuis l’ordinateur.
2/ Finaliser l’import, en cliquant sur le bouton vert Exécuter en bas de la page.
3/ Un message s’affiche à l’écran, pour confirmer que l’import est en cours et que son résultat sera posté dans la boite de réception de l’utilisateur : cliquer sur OK
4/ Pour vérifier l’import, passer la souris sur l’icône “roues crantées” en haut à droite de l’écran, et cliquer sur l’icône boite de réception à gauche pour consulter le compte rendu de l’import.
Une ligne apparait dans la boite de réception : double cliquer sur la ligne ou utiliser le bouton télécharger pour consulter le compte rendu de l’import.
Une fenêtre s’affiche en bas de la boite de réception, pour informer l’utilisateur sur les données ajoutées ou modifiées durant l’import.
Cette fenêtre peut être déplacée et agrandie avec la souris.
