ACADEM propose de chercher les doublons de personnes dans les tables PERSON et FACULTY pour les fusionner.
Cette fonctionnalité est utile pour :
- Fusionner les contacts créés à la fois dans la table FACULTY et dans la table PERSON : lorsqu’un enseignant a été créé en externe (comme auteur d’une publication par exemple), puis a été ajouté en interne – ou vice versa. Son contact existe à la fois dans les tables FACULTY et PERSON.
- Fusionner les doublons créés dans la table PERSON : lorsque plusieurs méthodes sont utilisées pour créer des contacts en base de données (imports en masse, workflows, ajout depuis l’écran), ou en cas de faute de frappe/ changement de nom, certains contacts peuvent être ajoutés en doublons.
⚠️ La fusion permet de transférer des informations depuis la table PERSON vers les tables PERSON ou FACULTY.
Elle peut donc se faire : D’une personne externe vers une personne externe : de PERSON à PERSON
D’une personne externe vers une personne interne : de PERSON à FACULTY.
ℹ️ Cette fonctionnalité est accessible en version 6.1 uniquement. Si vous n’y avez pas encore accès, contactez notre équipe sur Redmine pour organiser la mise à jour de votre solution prochainement.
Chercher les doublons de personnes
Depuis le menu Autres > Administration > Recherche de doublons de personnes
Pour lancer la recherche des personnes en doublon :
- Définir un pourcentage de similitude entre les personnes : le pourcentage minimum recommandé est de 50%
- Il est possible de renseigner quelques lettres ou un mot clé (un nom de famille par exemple ou un prénom) dans le champ Filtre pour une recherche plus précise dans la base de données.
- La case “Afficher uniquement les résultats incluant une personne interne” est cochée par défaut : décocher la case si la recherche est lancée pour fusionner des doublons dans la table PERSON uniquement
Le résultat de la recherche s’affiche sous la rubrique : Personnes similaires candidates.
Les personnes sont classées par similarités constatées dans le nom/prénom du contact.
Lancer la fusion
Cliquer sur le bouton jaune Fusionner, en haut à droite de la liste des personnes similaires.
Une fenêtre s’ouvre pour lancer la fusion, avec la liste des personnes similaires et plusieurs données utiles pour déterminer le sens de la fusion :
- Les nom et prénom des personnes similaires
- Leur type d’affiliation dans la base de données ACADEM : s’agit-il d’une personne affiliée à l’institution (Interne) ou d’une personne affiliée à une autre institution (Externe) ? ⚠️La fusion n’est pas possible entre deux contacts internes.
- Le nombre de contributions intellectuelles, thèses et brevets rattachés à chaque personne
- Le ou les identifiants du contact dans d’autres solutions (connecteur ORCID, HAL par exemple, ou LinkedIn), renseignés dans la table CONTACTIDENTIFIERS.
Les 4 colonnes qui suivent, permettent de configurer la fusion :
- CIBLE : c’est la personne à garder, vers qui la fusion sera faite : les informations des contacts supprimés seront transférées vers la fiche de cette cible. Quand l’option CIBLE est sélectionnée, la ligne apparaît en vert dans la liste.
- SOURCE : la fiche de cette personne va disparaître, et les données Contribution Intellectuelles, Brevets et Thèses qui la concernent seront transférées vers la cible. ℹ️ Les autres données du contact source sont supprimées au moment de la fusion. Quand l’option SOURCE est sélectionnée, la ligne apparaît en jaune dans la liste.
Ici, on voit que le contact Interne est sélectionné comme cible et le contact Externe est sélectionné comme source : ses données vont donc être fusionnées vers la cible.
Une fois la fusion terminée, seul le contact cible est conservé, mais ses données ont été modifiées : dans cet exemple, le nombre de contributions est passé de 5 à 6, car la contribution de la source a été ajoutée.
- SUPPRIMER : seule les données déjà présentes dans la fiche de la cible sont conservées, et le doublon est supprimé avec toutes ses données. Cette opération n’est donc pas une fusion, mais une suppression de personne en doublon. Quand l’option SUPPRIMER est sélectionnée, la ligne apparaît en rouge dans la liste.
Ici, on voit que le contact Interne est sélectionné comme cible et le contact Externe est sélectionné comme contact à supprimer.
Une fois la suppression terminée, seul le contact cible est conservé, sans modification de ses données.
- IGNORER : si la liste de personnes similaires comprend plus de deux personnes, certaines personnes peuvent être ignorées. L’opération s’appliquera ainsi uniquement aux personnes définies comme CIBLE, SOURCE et/ou à SUPPRIMER.
ℹ️L’icône en forme d’œil à droite de la liste, permet d’accéder à la fiche de la personne sélectionnée, pour visualiser/modifier ses informations.
L’icône avec un – permet de supprimer la personne de la liste.
D’autres personnes peuvent être ajoutées manuellement à la liste des personnes à fusionner, en cliquant sur le bouton en bas de la fenêtre +Ajouter personne ou enseignant.
Dans ce cas, une fenêtre de recherche permet de sélectionne un contact à fusionner ou supprimer, parmi toutes les personnes enregistrées dans les tables FACULTY et PERSON.
La liste peut être effacée si besoin, grâce au bouton Effacer la liste, pour être recréée manuellement, via la recherche/ajout des personnes une à une.
Cliquer sur le bouton jaune Fusionner pour lancer l’opération de fusion ou de suppression de personnes.
Une fois l’opération terminée, son résultat apparaît sur la page de Recherche de doublons :
Ici, on voit que le contact Interne a été conservé et le contact Externe a été fusionné.
Ici, on voit que le contact Interne a été conservé et le contact Externe a été supprimé.
Lancer une fusion manuelle
La recherche de doublons de personnes n’est parfois pas nécessaire, lorsqu’on sait déjà quels contacts doivent être fusionnés.
Depuis le menu Autre > Administration > Recherche de doublons de personnes : cliquer sur le bouton jaune en haut de la page Fusion manuelle.
La fenêtre de fusion s’affiche directement, et les personnes à fusionner peuvent être ajoutées depuis le bouton + Ajouter Personne ou Enseignant.
Supprimer un enseignant Interne
La fusion n’est pas possible entre deux personnes de la table FACULTY, mais en cas de doublons, les fiches des enseignants peuvent être supprimées par un administrateur.
Depuis le menu Autre > Administration > Suppression d’enseignants.
⚠️Les informations de la fiche supprimée ne seront pas transférées vers une autre personne dans la table FACULTY.
Contactez notre équipe sur Redmine si vous souhaitez d’abord transférer des données, avant de supprimer la fiche d’un enseignant interne. Notre équipe technique vous aidera.
