Créer/éditer des utilisateurs en masse

Il est possible d’ajouter/éditer des utilisateurs en masse via un import sur TrackingOne.

Préparation du fichier à importer

  • Nommer le fichier T1_users.xls ou T1_users.xlsx
  • L’onglet à importer dans le fichier, doit nécessairement se nommer Users.
Les colonnes du fichier doivent être classées et nommées comme suit (l’application TrackingOne doit être paramétrée en français).
  • E-mail
  • Nom
  • Prénom
  • Nom d’Utilisateur
  • Salutation (Mrs. Ou Mr.)
  • Langue (en ou fr)
  • Emplacement
  • Fuseau horaire
  • Téléphone
  • Mobile
  • Fax
  • Actif
  • Date de recertification
  • Recertifié par
  • Prochaine date de recertification
  • Membre du Groupe
  • Rôle
  • Extension de Rôle
  • Élément racine
  • Parent de l’élément
  • Élément assigné
  • Droit d’accès
  • Opération

Tous les champs ne doivent pas nécessairement être renseignés, selon l’objectif de l’import.

Les 3 opérations possibles par import sont :

  • Ajout d’utilisateurs
  • Ajout de rôles et/ d’extensions de rôles
  • Association d’un ou plusieurs utilisateurs à un groupe existant

⚠️ Le rôle T1_superAdmin ne peut pas être importé depuis un fichier. Il doit forcément être assigné manuellement depuis TrackingOne ➡️ Consulter la marche à suivre pour créer un nouvel utilisateur.

Différents types d’opérations

CU-Ajout d’utilisateur

Pour ajouter un utilisateur les champs suivants sont obligatoires

  • E-Mail
  • Nom
  • Prénom
  • Nom d’Utilisateur
  • Salutation
  • Langue
  • Fuseau horaire
  • Actif
  • Opération

Les autres champs n’ont pas besoin d’être utilisés pour cette opération.

Si l’utilisateur existe déjà, l’import n’aura pas d’effet sur les données déjà renseignées dans l’application.

ARE-Ajout de rôle extension

Les champs obligatoires pour ajouter un rôle et/ou une extension de rôle à un utilisateur existant sont :

  • Nom d’Utilisateur
  • Rôle
  • Extension de Rôle
  • Opération

Pour faciliter la lisibilité du fichier néanmoins, il est recommandé de compléter également les champs:

  • E-Mail
  • Nom
  • Prénom

➡️Consulter la liste des Rôles et Extensions

AG-Association d’un utilisateur à un groupe

Pour associer un ou plusieurs utilisateur(s) à un groupe existant, les champs obligatoires sont :

  • Nom d’Utilisateur
  • Membre du Groupe
  • Opération

Pour faciliter la lisibilité du fichier néanmoins, il est recommandé de compléter également les champs:

  • E-Mail
  • Nom
  • Prénom

Import du fichier

Se connecter à TrackingOne > Administration > Administration Utilisateurs

Cliquer sur l’icône Importer avec une flèche bleue

Ajouter le fichier T1_users.xls complété selon les consignes précédentes et enregistrer.

Un message apparaît, indiquant que le rapport résultant de cet import est disponible dans la boite de réception de l’administrateur > cliquer sur OK

Accéder à la boite de réception depuis le menu Accueil > Boite de réception

Télécharger le rapport d’import en cliquant sur l’icône Flèche verte « Télécharger le document »

ℹ️Le rapport peut être long à générer selon le nombre de données à importer.

Si l’import s’est bien déroulé, le fichier de rapport n’aura que deux feuillets :

  • Users : les données entrantes d’import
  • Protocol : le récapitulatif des actions

En cas d’erreurs dans l’import, un nouvel onglet Error donne le détail des erreurs rencontrées dans le rapport.
Dans ce cas les erreurs doivent être corrigées dans le fichier Excel et le fichier doit être réimporté.
⚠️En cas d’erreur dans l’import, aucune ligne n’est importée dans TrackingOne, même si l’erreur ne porte pas sur l’ensemble des utilisateurs.