Créer un nouvel utilisateur sur ACADEM

La création d’un nouvel utilisateur se fait depuis l’outil TrackingOne, directement lié à ACADEM.

Cette vidéo montre les étapes de la création d’un nouvel utilisateur administratif (DA) et l’attribution de rôles et d’extensions. La marche à suivre est la même que pour la création d’un nouvel enseignant (FAC), mais les rôles et extensions sont différents.

Les utilisateurs peuvent être créés

  • Un par un manuellement
  • En masse avec un import

Cet article explique comment créer des utilisateurs un par un sur TrackingOne.
➡️ Consulter la marche à suivre pour créer/éditer des utilisateurs en masse.


⚠️ Seul les utilisateurs avec un rôle T1_Manager peuvent créer/éditer des utilisateurs.

Créer le compte utilisateur

Se connecter sur TrackingOne et accéder à la Liste des utilisateurs via le menu Administration / Administration Utilisateurs.

Cliquer sur l’icône + pour Créer un nouvel utilisateur

Renseigner les informations liées à ce nouvel utilisateur : renseigner au minimum les champs obligatoires avec une astérisque rouge *.

S’assurer également de renseigner le bon fuseau horaire, puis cliquer sur le bouton Créer pour valider ce nouvel utilisateur.
Le fuseau horaire doit être le même que celui de votre solution ACADEM.

  • En cliquant sur Enregistrer et envoyer un nouveau mot de passe à l’utilisateur : le nouvel utilisateur reçoit un e-mail pour l’informer de la création de son compte et lui communiquer ses identifiants (login et mot de passe) pour se connecter.
  • Pour envoyer un mot de passe temporaire au nouvel utilisateur, il n’est pas nécessaire de remplir le champ Mot de passe. Cliquer sur Enregistrer et envoyer un nouveau mot de passe à l’utilisateur. L’utilisateur recevra un e-mail avec un mot de passe qui devra être modifié lors de sa première connexion sur ACADEM.
  • En cliquant sur créer : l’utilisateur est créé mais ne reçoit pas son mot de passe par mail. Cette option peut être privilégiée dans le cadre d’une connexion via SSO, avec un mot de passe déjà défini.

Ce mot de passe est utilisé pour accéder à TrackingOne et ACADEM si une authentification externe n’a pas été configurée.

⚠️Lorsque le nouvel utilisateur est créé : cliquer sur la flèche verte, en haut à gauche de l’écran pour soumettre et enregistrer la création.

Assigner le/les rôle.s et extensions nécessaires

1. Assigner le/les rôle.s utilisateur

L’utilisateur doit avoir un ou plusieurs rôles pour pouvoir accéder à ACADEM.

Cliquer sur l’icône Assigner des rôles pour assigner un rôle de type statique.

Sélectionner les rôles ACADEM et TrackingOne à assigner à l’utilisateur > enregistrer

Rôles métiers

Pour les rôles administratifs : sélectionner les rôles DA, DA_RO, DATA_SUPERUSER pour permettre à l’utilisateur de consulter et modifier les données sur ACADEM.

Pour les enseignants : sélectionner les rôles FAC, FAC_ASSIST
✅Les enseignants doivent être ajoutés dans ACADEM pour pouvoir accéder aux données qui les concernent ensuite.

✅Les assistants doivent être ajoutés dans la liste de contact, et rattachés à un enseignant déjà présent dans ACADEM pour accéder aux données qui les concernent sur ACADEM.

Rôles système

Le rôle T1_USER permet à l’utilisateur d’utiliser les workflows liés aux imports de données. Il est conseillé d’assigner ce rôle à tous les nouveaux utilisateurs.

Les rôles T1_ADMIN et T1_MANAGER donnent accès à l’administration système sur TrackingOne et ACADEM.

➡️ Comprendre les différents rôles

2. Assigner une ou plusieurs extensions de rôles.

Pour chaque rôle, il est nécessaire d’assigner l’extension de rôle Source System ACADEM.

⚠️ Chaque rôle doit avoir une extension.

D’autres extensions peuvent être ajoutées aux rôles T1 ➡️ consulter la correspondance des rôles/extensions.

3. Soumettre l’ajout des rôles.

Cliquer sur la flèche verte en haut à gauche de l’écran, pour soumettre l’ajout/les modifications des rôles et extensions.

Le nouvel utilisateur peut désormais accéder à ACADEM et TrackingOne.