Les activités de recherche des enseignants, apparaissent sous forme de Contributions Intellectuelles sur ACADEM. Ces éléments sont ajoutés aux profils des enseignants, publiés dans leurs CV et sont ensuite valorisés dans les rapports d’accréditation.
Les contributions intellectuelles peuvent être ajoutées
- Par l’équipe administrative de l’école/institution,
- ou par l’enseignant.e lui/elle-même, s’il/elle a accès à son profil pour le compléter.
Cet article présente la marche à suivre pour ajouter une contribution intellectuelle dans le profil des enseignants, avec un rôle de DA (Direction Académique) ou DEPT_MGR (Manager de Département).
Si vous êtes enseignant.e, consultez cet article ➡️Ajouter une contribution intellectuelle dans son CV
Ajouter une Contribution Intellectuelle depuis l’écran ACADEM
Accéder au profil de l’enseignant.e depuis le menu Liste des enseignants > Sélectionner le nom de l’enseignant.e et éditer son profil (en cliquant sur le bouton d’édition ou en double-cliquant sur son nom).
Une fois dans le profil de l’enseignant.e : dans le menu à gauche de l’écran, sélectionner Recherche > Contributions Intellectuelles : cliquer sur le bouton bleu “+Ajouter” en bas de l’écran.
Une fenêtre d’édition s’affiche à l’écran, avec un certain nombre d’onglets et de champs à remplir.
Les champs avec une astérisque rouge * sont obligatoires.
ℹ️Les champs modifiables, champs obligatoires, onglets et boutons accessibles sur cet écran, peuvent être personnalisés, et/ou conditionnés aux rôles et types de contributions, depuis les règles d’écran.
➡️ Personnaliser les règles d’écran
Onglet Général
Cet onglet sert à définir la contribution : type et catégorie de contribution, titre, date et origine géographique, discipline, statut de publication …
Même s’ils ne sont pas tous obligatoires, il est conseillé de renseigner un maximum de champs pour valoriser au mieux la contribution pour l’enseignant.e et l’institution.
Les informations à sélectionner dans les menus déroulants à l’écran, dépendent des données renseignées dans les tables référentielles ci-dessous.
Tables référentielles utilisées
- Les types de contributions TYPECONTRI
- La catégorie de contribution : CATCONTRI
- La catégorie de contribution (AMBA) : CATCONTRI (AMBA doit être renseigné comme valeur associée au type de contribution)
- Les statuts de contribution : STATPUB
- Le type de recherche : TYPEREC
- Le niveau : NIVEAU
- La langue : LANGUE
- Le département académique : UNIT
- La discipline d’ancrage : DISCIPLIN
Choisir si la contribution apparaitra dans le CV de l’enseignant.e et/ou sur le site Internet de l’institution.
⚠️ Si le type de contribution n’a pas été ajouté dans le modèle de CV, la contribution ne pourra pas apparaître, même si la case est cochée.
ℹ️Lors de l’ajout d’une contribution intellectuelle, depuis l’écran ou via un import : les cases « Publier dans le CV » et « Publier sur le site web » sont cochées par défaut.
Une prévisualisation apparaît en bas de la fenêtre, pour indiquer quelles informations seront disposées sur le CV de l’enseignant concernant cette contribution, si elle apparaît.
ℹ️ Cette prévisualisation peut être modifiée avec les modèles APA, Harvard et IEEE.
Contactez notre équipe sur Redmine, pour demander une modification de la prévisualisation ➡️Utiliser Redmine
Onglet Support
Pour certains types de contribution intellectuelles (articles, chapitres de livres, direction d’ouvrage …), un onglet Support apparaît dans la fenêtre d’édition : le nom d’un support de publication doit obligatoirement être associé à la contribution pour l’enregistrer.
Chercher le nom du support en cliquant sur l’icône en forme de loupe, à droite de la barre de recherche.
ℹ️La saisie de mots clés entre guillemets dans la barre de recherche, permet de limiter la liste de résultats aux supports dont le nom contient exactement le ou les mots clés recherchés.
Par défaut, la recherche du support se fait en fonction du type de contribution renseigné (ex: si la contribution est un Article, la recherche est lancée parmi les journaux uniquement).
ℹ️Cocher la case « Etendre la recherche » pour chercher le nom du support parmi l’ensemble des supports enregistrés dans ACADEM.
✅Sélectionner le nom du support dans la liste des résultats de recherche.
Si le support de cette contribution n’apparaît pas dans les résultats de recherche, il peut être ajouté en cliquant sur le bouton bleu + à côté de la loupe.
ℹ️ Lorsque plusieurs supports du même nom apparaissent dans les résultats de recherche, ils peuvent être fusionnés : depuis le menu Gestion des données > Journal > Journal & Other media
Consulter cet article pour connaître la marche à suivre ➡️ Fusionner des supports
Onglet Auteurs
Cet onglet permet de renseigner un ou plusieurs noms d’auteurs pour cette contribution.
ℹ️ Si les co-auteurs sont des enseignants internes à l’institution, la contribution sera également rattachée à leur profil.
Cliquer sur le bouton bleu +Ajouter pour ajouter un co-auteur à la contribution > chercher le nom du co-auteur parmi les contacts enregistrés dans ACADEM en cliquant sur la loupe à droite de la barre de recherche.
Si le co-auteur n’apparaît pas dans la liste de résultats : cliquer sur le bouton bleu + à droite de la barre de recherche, pour ajouter le contact dans ACADEM. ⚠️ Le bouton bleu devient accessible lorsqu’au moins 3 caractères sont saisis dans la barre de recherche.
Lorsque plusieurs auteurs ont participé à une même contribution, l’un d’entre eux doit être désigné comme auteur principal.
Cocher son nom dans la liste des auteurs, son nom apparaîtra au début de la note bibliographique.
Dans cet exemple, BERGER est l’auteur principal.
Onglet Autres
On trouve plusieurs champs utiles dans cet onglet, en fonction du type de contributions.
- Un résumé de la contribution, dans les deux langues ACADEM, obligatoire pour les publications de recherche.
- Des axes institutionnels, type SDGs (Objectifs de développement durable) pour les travaux qui participent aux objectifs de l’ONU par exemple.
➡️Comment ajouter des axes institutionnels ?
- Une URL : pour consulter la publication en ligne
- Un DOI : pour les contributions ajoutées depuis une source externe (voir partie suivante)
Les onglets suivants : Retombées de recherche, Citations, Historique, Liens et Attachements, permettent d’ajouter des informations complémentaires concernant la Contribution.
Une fois les données renseignées dans chaque onglet :
Cliquer sur les boutons Enregistrer ou Soumettre en bas de la fenêtre d’édition.
- En cliquant sur Enregistrer : la Contribution est d’abord enregistrée comme brouillon dans la liste des contributions. Elle peut ainsi être modifiée/complétée si besoin.
- En cliquant sur Soumettre : la contribution est soumise pour validation à un groupe de validation.
Si la contribution est ajoutée par un utilisateur avec un rôle DA, elle n’a pas besoin d’être soumise pour être validée. L’utilisateur peut lui-même choisir d’Accepter ou Rejeter la contribution.
⚠️Une fois soumise pour validation, la Contribution ne peut plus être modifiée par l’enseignant.
Ajouter une Contribution Intellectuelle par import DOI
L’ajout d’une Contribution Intellectuelle par import DOI se fait depuis le profil de l’enseignant > Recherche > Contributions Intellectuelles : cliquer sur le bouton bleu en bas de l’écran +Ajouter.
Depuis la fenêtre d’ajout : sélectionner le bouton en bas à droite Importer d’une source externe.
Saisir un DOI (Digital Object Identifer) valide selon le format de la plateforme choisie (ici CrossRef) et le Télécharger.
Cliquer sur la flèche sous le bouton Télécharger pour voir le contenu du fichier s’afficher.
Cliquer sur le bouton Importer [DOI] pour importer la liste. Une liste du/des résultat(s) importés(s) précédemment s’affiche.
Sélectionner la Contribution Intellectuelle qui doit être ajoutée, et lier la Contribution à un auteur interne.
⚠️ Par défaut, les auteurs de la contribution importée sont considérés comme des auteurs externes.
S’ils appartiennent à l’Institution cependant, il est possible de lier un auteur importé avec un auteur interne : en face du nom de l’auteur dans la liste, cliquer sur l’icône loupe pour chercher l’auteur interne à associer.
Si le nom de l’auteur n’apparait pas dans la liste des auteurs internes
- Soit il peut être créé dans ACADEM, en utilisant le bouton bleu + à droite de la barre de recherche
- Soit il est ajouté comme auteur externe dans la fiche de la Contribution.
Il est également possible d’écarter un auteur de la contribution, en cochant la case Ignorer.
Valider le/les auteurs de la Contribution pour qu’elle soit ajoutée à la liste des contributions existantes dans la base de données.
Ajouter des Contributions Intellectuelles par import – Table CONTRIB
Les contributions intellectuelles peuvent également s’ajouter en masse, depuis un import. On utilise pour cela la table de données CONTRIB.
Depuis le menu Gestion des données > Import > Données > Groupe : Export = Chercher la table CONTRIB et Exécuter.
L’export est accessible depuis la boite de réception ACADEM, accessible en passant la souris sur les roues crantées, en haut à droite de l’écran.
Dans la table excel CONTRIB, renseigner les données concernant les nouvelles contributions : renseigner un code unique, l’année de la contribution, le type de contribution, son titre, son statut, le nom de l’enseignant auteur, ses coauteurs s’il y en a, etc.
⚠️Les champs obligatoires sont identifiés par des titres de colonnes oranges dans le fichier.
ℹ️ Utiliser la colonne CTR_wf (rattachée au workflow) pour définir le statut de la Contribution : Brouillon, Soumis ou Validé.
Une fois le fichier CONTRIB renseigné, enregistrer et importer le fichier.
Depuis le menu Gestion des données > Import > Données > Groupe : Import > Traitement : Standard import data > Télécharger le fichier modifié.
Consulter l’article ➡️ Importer des données en masse
Les nouvelles contributions intellectuelles sont ainsi ajoutées dans les profils des enseignants.